Assistant Administratif Facturation (H/F)
AUBAGNE (13400)
CDI - Administratif, assistanat
L’entreprise
Le Groupe Advance est composé d’un réseau d’agences en recrutement CDI, CDD et intérim (Advance Emploi Corse, Pays de Savoie, Grasse, Toulon, Aubagne, Pays d'Aix). Advance Emploi Aubagne, recrute pour son client un assistant administratif H/F contrat CDI.
Vos missions
Au sein de notre service administratif, vos principales missions seront les suivantes :
- Prise en charge des missions réceptionnées par Téléphone et mails
- Impression des documents en lien avec la mission
- Préparation du dossier d’après la procédure interne
- Vérification et traitement des retours des techniciens (gestion des franchises-des feuilles qualités et documents internes)
- Prise en charge de la clôture des dossiers pour réalisation de la facturation.
- Mise à jour des plates formes de nos donneurs d’ordres (extranet-dématérialisation)
- Gestion des mails, appels téléphoniques et dossiers clients
- Elaboration des devis – avoirs-facture d’acompte et envois clients ou extranet
- Mise à jour de l’ensemble l’extranet (calendrier- mise à jour des RDV- suivi des dossiers etc…)
- Collecte des documents administratifs jusqu’à leurs classements
- Pointage HEBDOMADAIRE des dossiers de notre donneur d’ordre IMH
- Pointage MENSUEL de la facturation
- Poste en binôme avec formation
- Tâches diverses
Votre profil
Vous êtes à l'aise sur l'outil informatique
Titulaire d'un Bac+2, vous justifiez d'une première expérience similaire réussie. Vous maîtrisez les logiciels de facturation
- Savoir gérer les imprévus et s’adapter facilement
- Analyse et gestion des demandes d’information
- Capacité d’organisation et d’adaptation aux procédures et méthodes de travail,
- Polyvalence
- Aptitude à travailler en binôme et au sein d’une équipe.
- Bon relationnel
- Rigueur
- Bonne orthographe
- Autonome
- Aisance téléphonique
- Bonne maîtrise du pack office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Le poste demande rigueur et sens de l’organisation et l’apprentissage du logiciel EBP
Des notions techniques dans le domaine de l’assurance en menuiserie serrurerie et peinture constitueraient un plus.
Evolution complémentaire ACHATS :
Après une période réussie, la gestion des commandes fournisseurs et les relations fournisseurs seront une évolution à ce poste.
